📘 Struttura organizzativa

📘 Struttura organizzativa

🧭 Generalità

Il Setup contiene le informazioni di base necessarie alla personalizzazione di Digitaliso ed al suo corretto utilizzo.

Tutte le informazioni sono raccolte in aree omogenee cos� come qui sotto rappresentato e meglio dettagliato in seguito.

ATTENZIONE! Le voci di Setup sono attivate e disattivate in funzione dei livelli di accesso. Un utente di livello 1 e 2 potrebbe non visualizzare o non poter interagire con una o pi� delle voci indicate.

Ove non ci sono differenti indicazioni, le tabelle di Setup sono semplici tabelle contenenti codice e descrizione, i cui contenuti sono implementabili e modificabili secondo le modalit� definite nel capitolo "Nozioni Generali".

Struttura organizzativa

SISTEMI Questa tabella permette di definire i Sistemi gestiti attraverso Digitaliso. I "Sistemi" vengono utilizzati per qualsiasi attivit� registrata in Digitaliso, consentendo in questo modo di gestire in modo univoco ma separato tutte le informazioni.

AREE AZIENDALI Questa tabella contiene le Aree / Reparti / Uffici presenti in azienda. Il suo utilizzo � prevalentemente mirato alla sezione "NON CONFORMIT� E AZIONI CORRETTIVE" ed � richiamata anche in "PERSONE E COMPETENZE"

FUNZIONI Questa tabella contiene l'elenco delle funzioni aziendali e dei relativi acronimi, utilizzati in associazione al Personale Qualificato ed abbinate alle Aree Aziendali. Tramite questa voce � possibile redigere un mansionario per ogni funzione aziendale ed associare ad esso lo "scopo della funzione" attraverso l'apposita scheda d'inserimento.

UTENTI Questa tabella contiene i nominativi del personale aziendale e permette di definire alcune importanti informazioni di accesso al software:

• Nome: nominativo di identificazione (cognome e nome).

• Account:: nome utilizzato per l'accesso (12 caratteri).

• Password: password di accesso (12 caratteri).

• Conferma password: conferma password di accesso (12 caratteri).

• Livello: definisce il livello di accesso a tutti i men� di Digitaliso salvo quello delle "Persone e competenze", "Modulo Ambiente", "Modulo Sicurezza" e "Risk Based Thinking".
  E' possibile la selezione fra quattro diversi livelli: (1) utente (2) responsabile di funzione (3) responsabile di Sistema (4) amministratore.

• Livello Persone e competenze: definisce il livello di accesso al men� "Persone e competenze". E' possibile la selezione fra quattro diversi livelli: (1) utente (2) responsabile di funzione (3) responsabile di Sistema (4) Responsabile Risorse Umane.

• Livello Modulo Ambiente: definisce il livello di accesso al "Modulo Ambiente", se configurato. E' possibile la selezione fra quattro diversi livelli: (1) utente (2) responsabile di funzione (3) responsabile di Sistema (4) amministratore.

• Livello Modulo Sicurezza: definisce il livello di accesso al "Modulo Ambiente", se configurato. E' possibile la selezione fra quattro diversi livelli: (1) utente (2) responsabile di funzione (3) responsabile di Sistema (4) amministratore.

• Livello Risk Based Thinking: definisce il livello di accesso al men� "Risk Based Thinking". E' possibile la selezione fra quattro diversi livelli: (1) utente (2) responsabile di funzione (3) responsabile di Sistema (4) amministratore.

• Funzioni: � possibile associare una o pi� funzioni all'utente

• E-Mail: specificare qui la mail a cui destinare i messaggi e le notifiche di Digitaliso nei casi in cui sia stata abilitata la funzione di invio mail (vedere Setup)

• Attiva gestione messaggi: abilitare per autorizzare l'invio dei messaggi di workflow e l'invio delle mail operative da Digitaliso.

• Sistemi: permette di associare l'utente ad uno o pi� sistemi. L'utente potr� visualizzare esclusivamente le informazioni associate al medesimo sistema cui � abilitato.

• Tutte le sezioni: rimuovere la spunta se si desidera selezionare esclusivamente alcune sezioni al fine di personalizzare il men� di accesso a Digitaliso

• Lingua: permette di selezionare la lingua per l'utente

• Disabilita: permette di disabilitare l'utente. L'utente disabilitato non potr� pi� accedere a Digitaliso, ed il suo nominativo non verr� pi� visualizzato nei men� del software.

L'Utente di livello 4 (amministratore) ha la possibilit� di convalidare una o pi� operazioni al posto di altri Utenti, senza la necessit� di conoscere la password. Quando compare la mascherina con la richiesta della firma, � sufficiente premere un qualsiasi pulsante della tastiera per convalidare l'attivit� in corso.

Il pulsante evidenziato nella figura a lato consente di generare il link di accesso diretto a Digitaliso per l'Utente selezionato.

Il collegamento pu� essere copiato ed incollato nella barra dell'indirizzo del Browser e consente di accedere direttamente a Digitaliso, senza bisogno di inserire nome utente e password.

Aggiungendo l'indirizzo all'interno del men� Preferiti del Browser, con un semplice clic ci si trova gi� loggati ad ogni accesso.

N.B. Tale icona viene mostrata soltanto agli Utenti di livello 4. E' comunque indispensabile inserire le credenziali di accesso al software.

Successivamente alla creazione della scheda utente, i campi "password" e "conferma password" non saranno pi� visibili. Gli utenti di livello 4 avranno comunque la possibilit� di generare nuove credenziali per ognuno degli utenti in elenco. In questo senso, baster� entrare in modifica nella scheda utente ed utilizzare la funzione "Genera password ed invia mail all'utente" contraddistinta dall'apposita icona evidenziata in figura.

Digitaliso proceder� solo previa conferma:

Le nuove credenziali saranno comunicate via mail al diretto interessato.

Per accedere al sito di supporto (o a qualsiasi altra applicazione web configurata dal gestore del servizio) attraverso il men� di Digitaliso, � necessario inserire le credenziali di accesso al Centro assistenza per ogni Utente mediante il pulsante indicato in figura.

Questa icona permette di trasmettere a tutti gli utenti cui � stato associato un indirizzo e-mail, le rispettive credenziali di accesso al software.

Immissione credenziali di accesso al Centro assistenza Digitaliso. (o ad altra applicazione web configurata)

Questa icona permette di inserire le credenziali di accesso (account e password) all'applicazione web precedentemente configurata dal gestore del servizio (Es. sito di supporto/assistenza). Cliccando sulla voce del men� di Digitaliso, presente nel raggruppamento "Analisi", si accede all'applicazione gi� loggati.

Modifica credenziali di accesso

Permette di consultare i parametri inseriti e di modificarli in caso di errore.

Elimina credenziali di accesso al Centro Assistenza Digitaliso

Permette di eliminare le credenziali di accesso, impedendo all'Utente di accedere all'applicazione web impostata.

Questa icona permette l'accesso ad una serie di interfacce che consentono l'inserimento massivo e contestuale dei principali parametri delle schede utente e del cruscotto.

N.B. Tali icone vengono mostrate soltanto agli Utenti di livello 4.

Attraverso l'icona "Gestione utenti - livelli" si accede ad un interfaccia che consente di modificare, per ciascun utente in elenco, i seguenti parametri:

• Livello di accesso generale al software

• Livello di accesso al men� "Persone e competenze"

• Livello di accesso al men� "Modulo Ambiente"

• Livello di accesso al men� "Modulo Sicurezza"

• Livello di accesso al men� "Risk Based Thinking"

I valori relativi ai livelli di accesso generali e specifici possono essere agevolmente sostituiti mediante l'apposita funzione del filtro, come illustrato in figura, ed estesi a tutti gli utenti in elenco.

L'icona "Gestione utenti - sezioni" permette di selezionare le sezioni del Software accessibili dal singolo utente. E' sufficiente posizionare l'indicatore del mouse sulle celle della tabella per capire a quale sezione di Digitaliso facciano riferimento. La prima colonna corrisponde al campo "mostra tutte le voci di men�" della scheda utente; rimuovendo il flag da questo campo � possibile selezionare le voci di men� da far visualizzare all'utente. Per estendere lo stesso parametro all'intero elenco utenti, basta selezionarlo attraverso l'intestazione della cella di riferimento (scegliere "si" dal men� a tendina) e premere il tasto invio.

Attraverso l'icona "Gestione utenti - parametri cruscotto" si accede ad un'interfaccia che permette di impostare le tempistiche di preavviso scadenza e di segnalazione ritardo nella gestione di un'attivit� in corso. E' sufficiente posizionare l'indicatore del mouse sulle celle della tabella per capire a quale categoria di scadenze o attivit� di gestione facciano riferimento. Attraverso la prima colonna � possibile impostare i parametri stabiliti di default; i termini di preavviso e di gestione attivit� sono quindi personalizzabili per singolo utente. Per estendere lo stesso parametro all'intero elenco utenti, basta selezionarlo attraverso l'intestazione della cella di riferimento e premere il tasto invio.

L'icona "Gestione utenti - parametri notifiche" permette di selezionare i parametri per l'invio automatico delle notifiche. Attraverso la prima colonna � possibile impostare i parametri stabiliti di default; l'invio delle notifiche rimane comunque personalizzabile per ogni singolo utente.

I valori inseriti possono essere agevolmente sostituiti mediante l'apposita funzione del filtro, come illustrato in figura, ed estesi a tutti gli utenti in elenco.

UTENTI FORNITORI E CLIENTI

L'elenco utenti reca inoltre i nominativi delle utenze riconducibili a clienti e fornitori registrati nelle rispettive anagrafiche di Digitaliso. E' sufficiente posizionare l'indicatore del mouse sul nominativo dell'utente per capire a quale fornitore/cliente faccia riferimento.

Clienti e fornitori godono di un accesso limitato ed in mera consultazione al software, che, nello specifico, permette loro quanto segue:

• Consultazione dei documenti di sistema nelle cui liste di distribuzione figura il nominativo dell'utente cliente/fornitore: le informazioni documentate possono essere consultate (mediante apposita icona) e scaricate; non � invece consentito l'accesso alla scheda documento.

• Consultazione e monitoraggio della gestione dei reclami/rapporti di non conformit� che hanno coinvolto il cliente/fornitore: � consentito l'accesso in consultazione alla scheda reclamo/rapporto (recante info relative all'apertura, gestione e chiusura del RC/NCF) nonch� "l'export" della relativa reportistica.

• Consultazione e monitoraggio della gestione delle azioni correttive scaturite dai reclami/rapporti di cui sopra: � consentito l'accesso in consultazione alla scheda dell'azione correttiva (recante info relative all'apertura, presa in carico, gestione avanzamenti e chiusura della AC) nonch� "l'export" della relativa reportistica.

La creazione e la gestione delle utenze associate a clienti e/o a fornitori avviene esclusivamente attraverso le anagrafiche clienti e fornitori del Setup (vedasi paragrafo "Soddisfazione clienti" e "Valutazione dei fornitori esterni").

Le utenze cliente/fornitore non occupano alcuna licenza d'uso: il loro accesso al software non influisce sul numero di "accessi contemporanei" concordato.