🗄️ Archiviazione di un documento di registrazione

Archiviazione di un documento di registrazione

Per poter archiviare un documento di registrazione in Digitaliso occorre che il documento permetta l'archiviazione attraverso il flag "Archiviazione" che deve essere spuntato al momento della compilazione della scheda documento.

Cliccando l'icona è possibile accedere al menù di archivio del documento di registrazione selezionato.

Il menù di archivio presenta l'elenco delle registrazioni precedentemente archiviate.

Anche in questo caso in funzione delle autorizzazioni l'utente può consultare I documenti archiviati attraverso la consueta icona di visualizzazione: tale icona, in questo menù permette di visualizzare il documenti di registrazione che è stato archiviato. Per visualizzare il documento l'utente deve disporre di specifiche autorizzazioni.

Per archiviare un documento di registrazione occorre:

• Disporre delle specifiche autorizzazioni

• Premere l'icona di immissione a fondo pagina

• Compilare la form contenente data, note (utili a rintracciare o identificare la registrazione senza doverla aprire), pulsante di upload e firma "Utente"

• Convalidare l'inserimento mediante password

I documenti sono in questo modo archiviati sul Server a disposizione per la consultazione da parte del personale autorizzato.

Se nella scheda documento è stata impostata una validità (es. 365 giorni), automaticamente Digitaliso calcola la prossima scadenza, calcolata dalla data documento:

N.B. Esistono almeno due modi diversi di compilare I documenti di registrazione: quelli ad elenco, che richiedono l'aggiornamento progressivo di uno stesso file; quelli a scheda, dove ogni modulo rappresenta una registrazione a se stante. Questa sezione di Digitaliso è in grado di gestire entrambe le tipologie. Nel primo caso l'utente dovrà aprire il file relativo all'ultima registrazione in archivio, salvarlo in locale, aggiornarlo e quindi ricaricarlo nuovamente in archivio come nuova registrazione così da permettere di tenere traccia dei diversi aggiornamenti fatti nel tempo. Nel secondo caso invece l'utente dovrà aprire il modulo dall'elenco dei Documenti di Registrazione, salvarlo in locale, compilarlo e quindi caricarlo in archivio.