📄 Documenti di sistema - Generalita'

Questa sezione di Digitaliso permette di:

Identificare e rintracciare la documentazione di sistema attraverso la definizione e la gestione di elenchi di documenti, la raccolta e la catalogazione delle informazioni essenziali per una corretta gestione di ognuno di essi, rispondendo ai seguenti quesiti:

• l'azienda ha predisposto procedure documentate per la gestione dei documenti e dei dati richiesti per il funzionamento del sistema di gestione per la qualita'?
• i documenti sono correttamente identificati (codice identificativo, titolo, stato di aggiornamento) e facilmente rintracciabili?
• vengono predisposti e resi disponibili agli utilizzatori i registri dei documenti (o sistemi equivalenti) per garantire lo stato di validita'?

Emettere e aggiornare la documentazione secondo regole e autorizzazioni definite attraverso un flusso di preparazione, modifica, verifica e approvazione, rispondendo alla domanda:

• sono state definite le responsabilita' per le fasi di elaborazione, verifica e approvazione dei documenti?

Definire i destinatari dei documenti affinche' ogni aggiornamento venga comunicato in modo tempestivo attraverso liste di distribuzione, invio di segnalazioni e verifica di avvenuta consultazione. Solo la documentazione approvata nella sua ultima revisione e' consultabile dagli utilizzatori. Quesito gestito:

• quali accorgimenti vengono adottati per garantire il non utilizzo di documenti superati?

Per le funzionalita' di base (immissione, modifica, cancellazione, filtri, ecc.) si rimanda alla sezione Nozioni generali.