📘 Gli automatismi della formazione
Gli automatismi della formazione
Oltre all'inserimento diretto di una richiesta di formazione, in alcuni casi quest'ultime vengono automaticamente generate dall'applicazione, alimentando l'elenco "Richieste attività di formazione/addestramento".
Segue la casistica di automatica generazione delle richieste.
1) CORSO SOGGETTO AD AGGIORNAMENTO
Quando è necessario sottoporre ad aggiornamento periodico un'attività formativa, l'utente ha la possibilità di segnalarlo direttamente all'interno della scheda corso (sezione Altre Informazioni) semplicemente apponendo un flag in corrispondenza del campo "Soggetto ad aggiornamento", quindi indicandone la frequenza ed i giorni di preavviso richiesta desiderati.
Se, per esempio, si stabilisce che un determinato corso debba essere ripetuto dopo un anno dalla prima consuntivazione, e si desidera essere preavvisati 20 giorni prima della scadenza, allora bisognerà compilare i campi come nella immagine a fianco.
In questo caso la nuova richiesta di formazione in aggiornamento verrà automaticamente generata a distanza di 346 giorni dalla data di chiusura del corso, nella tabella "Richieste di prossima generazione".
Calcolando il preavviso prima della data del corso, in automatico, questa scheda corso scivolerà tra le Richieste attività di formazione/addestramento.
ATTENZIONE!: la stessa attività di Formazione/Addestramento non verrà ripianificata automaticamente (come aggiornamento) fino alla consuntivazione dell'attività di Formazione/Addestramento precedente.
2) GESTIONE CORSI A CATALOGO
Attraverso la sezione Catalogo corsi del Setup (Formazione e addestramento) è possibile generare un elenco delle attività di formazione obbligatorie per legge e/o finalizzate allo svolgimento di determinate mansioni.
Per inserire un corso a catalogo è necessario raggiungere l'omonima voce del setup, quindi premere l'icona di immissione a fondo pagina e compilare la scheda informativa. E' fondamentale indicare all'interno della scheda le funzioni aziendali destinatarie dell'attività di formazione/addestramento.
I VANTAGGI DELL'ORGANIZZAZIONE DEI CORSI A CATALOGO
La definizione dei corsi a catalogo comporta una serie di vantaggi per la gestione della formazione di seguito riepilogati:
A) Attraverso la funzione "Forza richiesta di formazione" sita in corrispondenza di ciascun corso a catalogo, è possibile generare una richiesta di formazione (nel menù Persone e competenze) i cui dettagli coincidono con quanto indicato nella scheda del corso a catalogo. In particolar modo la scheda partecipanti recherà automaticamente i nominatavi di tutte le persone che ricoprono le funzioni indicate come destinatarie del corso a catalogo. Attraverso il menù persone e competenze si potranno poi inserire tutti i rimanenti dettagli relativi alla sessione formativa generata, gestendo la richiesta come indicato nei precedenti paragrafi.
Sono autorizzati a forzare le richieste di formazione direttamente dal catalogo esclusivamente gli utenti di livello P&C>3.
B) Laddove si associ ad un utente già registrato in Digitaliso una nuova funzione per la quale è prevista la frequenza di un corso a catalogo, l'applicazione proporrà la generazione automatica di una richiesta di formazione.
E' possibile ottenere lo stesso risultato aggiungendo la nuova funzione aziendale direttamente dalla sezione "Dati operativi" della scheda personale collegata all'utente.
C) Al momento della creazione di una scheda personale di un utente di Digitaliso, l'applicazione propone la generazione di una richiesta di formazione laddove l'utente in questione sia stato associato ad una funzione aziendale destinataria di un corso a catalogo.
D) Con riguardo alle persone che ricoprono una o più funzioni aziendali destinatarie di corsi a catalogo, è sempre possibile forzare la generazione delle richieste di formazione direttamente dalla sezione "dati operativi" della schede personale. Possono eseguire questa operazione esclusivamente gli utenti di livello P&C>3.
4) AGGIORNAMENTO DI CORSI A CATALOGO
Attraverso il "Catalogo corsi" del setup è possibile non solo creare dei corsi base per la formazione obbligatoria, ma definire delle sessioni di aggiornamento periodico che prevedono durata e contenuti diversi dal "corso base" (es: corsi di aggiornamento sulla sicurezza dei lavoratori che devono essere ripetuti con cadenza prestabilita e che prevedono durata e contenuti diversi dal "corso base").
In questi casi è necessario creare all'interno del catalogo corsi due diverse schede dedicate rispettivamente al corso base ed al suo aggiornamento. La compilazione delle schede dovrà avvenire applicando alcuni accorgimenti che permetteranno di stabilire un collegamento tra le due esperienze formative.
Nello specifico:
- nel compilare la scheda relativa al corso base, aver cura di apporre un flag in corrispondenza del campo "soggetto ad aggiornamento", indicandone la relativa frequenza (in giorni) ed i giorni di preavviso richiesta (ovvero quanti giorni prima dell'aggiornamento previsto si dovrà generare la richiesta automatica di formazione);
- nel compilare la scheda di "aggiornamento" è fondamentale indicare il corso base di provenienza, selezionandolo attraverso il menù a tendina in corrispondenza del campo "dipendente da"; laddove sia necessario ripetere periodicamente anche la sessione di aggiornamento bisognerà inoltre apporre un flag alla voce "soggetto ad aggiornamento", indicandone la relativa frequenza (in giorni) ed i giorni di preavviso richiesta.
ATTENZIONE: Un corso di aggiornamento può essere collegato esclusivamente ad un solo corso base.
UN ESEMPIO CHIARIFICATORE Supponiamo che sia necessario pianificare il "Corso RSPP Datore di Lavoro - Rischio basso" della durata di 16 ore, ed il rispettivo corso di aggiornamento della durata di 6 ore che deve essere ripetuto ogni 5 anni.
La scheda del corso "base" andrà compilata come nella figura di seguito riportata.
Diversamente, la scheda del corso di aggiornamento andrà compilata sul modello della figura sottostante.
5) VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE DEL PERSONALE INFERIORE ALL'OBIETTIVO.
Laddove all'esito di una valutazione delle competenze del personale (condotta all'interno del menù "Schede personale") una risorsa abbia totalizzato un punteggio inferiore al valore obiettivo stabilito, Digitaliso richiede la generazione di un'attività formativa finalizzata a colmare le lacune della persona valutata.
Accettando il suggerimento dell'applicazione, verrà automaticamente generata una richiesta di formazione che includerà tra i partecipanti la risorsa che ha mostrato carenze per quella specifica competenza. Se esiste già una richiesta di attività di F/A non approvata a fronte della stessa materia, Digitaliso aggiungerà ai partecipanti già inclusi il nominativo della persona sottoposta a valutazione.
6) FORMAZIONE A SEGUITO DI IMMISSIONE / REVISIONE DEI DOCUMENTI DI SISTEMA.
Questa funzione si rende utile quando, in occasione dell'inserimento di un nuovo documento di sistema o di una sua revisione, si ritiene opportuno organizzare una specifica sessione formativa finalizzata ad istruire i destinatari del documento.
A tale scopo in tutte le schede documento è presente una specifica voce da selezionare in caso di formazione necessaria, oltre ad un campo utile per specificarne le tempistiche.
REVISIONE DI UN DOCUMENTO
Nel caso di revisione di un documento, all'esito del caricamento della versione aggiornata e successivamente alla sua "Emissione", dall'elenco dei documenti risulterà visibile l'icona "Formazione da verificare" ed il documento risulterà in revisione. Digitaliso genererà una richiesta di attività formativa che avrà come partecipanti tutti gli Utenti (dotati di scheda personale) inseriti in lista di distribuzione. La nuova versione del file non sarà disponibile fintanto che l'attività formativa non verrà consuntivata.
Laddove all'interno della scheda documento sia stata selezionata anche la voce "Forza emissione", la nuova revisione del documento risulterà invece immediatamente disponibile. La richiesta di formazione potrà essere gestita indipendentemente dal rilascio del documento.
INSERIMENTO NUOVO DOCUMENTO
Nel caso di primo inserimento di un documento di sistema, la generazione automatica di un'attività di formazione (eventualmente richiesta), avrà luogo successivamente alla emissione del documento. La consultazione del file sarà consentita solo al completamente dell'attività formativa generata, salvo che sia stata selezionata l'opzione "Forza richiesta di formazione".