📄 Elenco del personale e scheda personale

Elenco del personale

Il menù schede personale contiene l'elenco delle risorse umane impiegate in azienda, ovvero l'insieme delle schede identificative che fanno capo a ciascuna persona.

Le icone a fondo pagina sono le seguenti:

immissione di una nuova scheda personale

Consegna e ritiro DPI. Vedere articolo dedicato

Due icone di stampa: Dell'elenco del personale attivo e del personale dimesso

Anteprima e stampa Rapporti DPI consegnati a persone

Inserimento / Chiusura scadenze del personale in modo massivo

Scheda personale

Per inserire una nuova scheda, dall'elenco del personale, cliccare l'icona di immissione a fondo pagina, quindi compilare la maschera con i dati richiesti.

Sono autorizzati all'inserimento esclusivamente gli utenti che vantano un livello "Persone e competenze" ≥ 2 ( Vedi capitolo Setup - Struttura organizzativa - Utenti).

La scheda personale si articola in 4 diverse sezioni:

• Dati identificativi (di natura organizzativa)

• Dati anagrafici:
• Dati operativi (di natura organizzativa)
• Dati contrattuali

INSERIMENTO SCHEDA PERSONALE DI UN UTENTE Digitaliso

Se si desidera inserire una scheda personale per un "utente" di Digitaliso già registrato nell'apposito elenco del setup, occorre realizzare una correlazione tra scheda utente e scheda personale. A tal fine è sufficiente inserire nella scheda personale lo stesso nominativo utilizzato per l'utente corrispondente.

Digitaliso effettua sempre un controllo del contenuto del campo "nome" della scheda personale (sezione dati identificativi): eventuali casi di omonimia con utenti verranno rilevati sin dalla digitazione delle iniziali. Basterà quindi cliccare in corrispondenza del nominativo suggerito e confermare l'inserimento dati per realizzare la correlazione utente - persona.

Come conseguenza di questa correlazione, le informazioni relative al livello persone e competenze, sistema e funzione, già registrate nella scheda utente, confluiranno automaticamente nella sezione "dati operativi" della scheda personale.

ATTENZIONE: è fondamentale che i campi "nome" delle schede personale ed utente rechino esattamente lo stesso contenuto. Diversamente la correlazione utente - persona non verrà stabilita.

INSERIMENTO SCHEDA PERSONALE NON CORRELATA AD UTENTI

Dall'inserimento di una scheda personale non correlata ad un utente consegue quanto di seguito riportato:

1) Generazione automatica di una scheda utente nell'apposito elenco del setup con livello di accesso generale impostato di default a "0", livello persone e competenze a "1", ed utenza associata al sistema qualità.

2) Le informazioni riportate nella sezione dati operativi della scheda personale, con esplicito riferimento al livello persone e competenze, sistema e funzione, confluiscono automaticamente nella scheda utente.

Delle 4 sezioni in cui si articola la scheda personale, rimane imprescindibile la compilazione dei soli dati identificativi ed operativi.

VOCI DI DETTAGLIO

Successivamente al salvataggio dei dati identificativi, per ciascuna scheda personale si abilitano le seguenti voci di dettaglio:

• Curriculum scolastico

• Curriculum lavorativo

• Curriculum aziendale

• Scadenziario

• Documenti correlati (permette di allegare documenti alla scheda personale)

• Elenco attività formazione e addestramento pianificate (di natura organizzativa)

• Elenco attività formazione e addestramento effettuate (di natura organizzativa)

• Mansionario (di natura organizzativa)

• Elenco rischi (modulo sicurezza)

• DPI previsti (modulo sicurezza)

• DPI consegnati (modulo sicurezza)

SCADENZIARIO

Tra le voci di dettaglio segnaliamo lo Scadenziario, utile per programmare e gestire eventuali scadenze relative alla persona. Per alimentare lo "scadenziario" è sufficiente scegliere l'omonima funzione, quindi inserire l'evento attraverso l'apposita icona di immissione.

Per Ciascun evento andranno indicati data di registrazione (campo "data" della scheda), descrizione e scadenza effettiva (campo "prossima scadenza").

E' possibile registrare la consuntivazione dell'evento programmato cliccando sulla relativa icona matita e apponendo un flag. nel campo "completato" come illustrato in figura:

La compilazione e l'aggiornamento dello scadenziario sono esclusivamente riservati agli utenti di livello "P & C" ≥ 3.

I termini di preavviso per le scadenze del personale possono essere personalizzati attraverso la sezione parametri del cruscotto ("Preavviso scadenze personali").

ELENCO ATTIVITà FORMAZIONE E ADDESTRAMENTO COMPLETATE

Attraverso l'icona si accede all'elenco delle attività di formazione completate dalla persona. Cliccando sul Codice del corso di formazione si apre la scheda del corso con tutti i relativi dettagli.

Icona occhio apre l'attestato di partecipazione al corso

Icona di stampa laterale: genera il report Attestato di frequenza (in caso l'attestato non sia disponibile)

Icona di stampa a fondo pagina: genera il report di Elenco attività formazione/addestramento effettuate dalla persona negli anni

Da questa schermata, attraverso l'icona di immissione, è possibile inserire un corso di formazione già completato. La scheda riporta le seguenti voci:

Funzione iscritta*: menu a tendina che riporta le funzioni associate alla persona

Codice*: Codice del corso. Codice alfanumerico, univoco nello stesso anno.

Argomento*: titolo del corso di formazione

Data*: data di chiusura del corso

Durata teoria (h): indicare le ore di teoria effettuate

Durata pratica (h): indicare le ore di pratica effettuate

Valutazione apprendimento: campo numerico dove è possibile indicare un giudizio sull'apprendimento

Attestato: dove è possibile allegare l'attestato di partecipazione al corso

Soggetto ad aggiornamento: se fleggato Digitaliso genererà una richiesta di formazione secondo la frequenza indicata

Frequenza aggiornamento in giorni): compilare solo se è stata fleggata la spunta su Soggetto ad aggiornemento. Indicare la frequenza di aggiornamento del corso

Preavviso richiesta (in giorni): specificare quanto tempo in anticipo deve essere segnalato l'aggiornamento.

Corso successivo: selezionare il corso di aggiornamento dal menu a tendina popolato attraverso il Setup, Catalogo corsi. Se questo campo viene lasciato vuoto, Digitaliso genererà la richiesta di formazione dello stesso corso concluso

MANSIONARIO

Le mansioni associate alle funzioni della persona (vedi Setup) vengono riepilogate nella sezione dedicata della sceda personale.

L'icona matita permette di dettagliare meglio i compiti e le responsabilità del singolo individuo.

Selezionare "Nascondi mansione" per togliere la relativa mansione nei report della persona.

Le mansioni nascoste saranno consultabili attraverso l'icona cartella.

Anteprima e stampa delle mansioni della persona e delle relative competenze associate. se le competenze sono già state valutate, la stampa riportrà l'ultima valutazione assegnata.

Gli utenti di Digitaliso ricevono le notifiche relative allo scadenziario secondo la logica di seguito riportata:

LE ALTRE VOCI DI DETTAGLIO

Tra le altre voci di dettaglio della scheda personale, si segnala che l'Elenco attività formazione e addestramento pianificate, quello relativo alle attività formazione e addestramento effettuate ed il mansionario, si alimentano automaticamente attingendo le informazioni dagli altri menù di Digitaliso.

L'elenco dei rischi, così come le funzioni DPI previsti e DPI consegnati sono invece strettamente correlati al Modulo sicurezza; laddove il modulo non sia stato acquistato, queste voci di dettaglio non verranno integrate nella scheda personale.

CONSULTAZIONE SCHEDA PERSONALE

Per consultare le schede personale è sufficiente selezionare l'icona in corrispondenza dei singoli profili.

Ai fini della consultazione delle schede rileva il livello "persone e competenze" dell'utente loggato.

La tabella di seguito riportata riepiloga le regole di visualizzazione delle informazioni suddivise per livello.