📄 Elenco documenti di origine esterna

🧭 Generalità

Questa sezione di Digitaliso permette di:

Identificare e rintracciare i documenti di origine esterna attraverso la definizione e la gestione di elenchi documentali, la raccolta e la catalogazione delle informazioni essenziali per la gestione di ogni documento, rispondendo ai seguenti quesiti:

• vengono predisposti e resi disponibili i registri dei documenti (o sistemi equivalenti) per garantire lo stato di validità?
• i documenti di origine esterna (documenti clienti, norme, leggi, direttive) vengono identificati, registrati e distribuiti in maniera controllata?

Emettere e aggiornare la documentazione secondo regole e autorizzazioni definite, con un flusso di verifica e approvazione equilibrato tra controllo e gestione, rispondendo alla domanda:

• sono state definite le responsabilità per le fasi di verifica e approvazione dei documenti?

Definire i destinatari dei documenti per comunicare tempestivamente gli aggiornamenti tramite liste di distribuzione, segnalazioni e verifica di avvenuta consultazione. Solo la documentazione approvata nella sua ultima revisione è consultabile dagli utilizzatori. Digitaliso risponde alla domanda:

• quali accorgimenti vengono adottati per garantire il non utilizzo di documenti superati (liste di distribuzione, rimozione dai centri di utilizzo, identificazione dei documenti superati)?

Per le funzionalità di base (immissione, modifica, cancellazione, filtri, ecc.) si rimanda alla sezione Nozioni Generali.

🔎 Elenco dei Documenti

La tabella dei Documenti di Origine Esterna mostra le icone operative con funzioni associate.

Le icone possono essere visibili/invisibili in funzione delle autorizzazioni dell'utente.

Per le icone di fondo pagina si rimanda al capitolo Nozioni Generali.