⬆️ Caricare un documento di sistema

⚠️ Prerequisiti

La possibilità di realizzare le attività descritte è strettamente correlata alle funzioni aziendali abbinate agli utenti e al loro livello di accesso.

🧭 Procedura di upload

• se il caricamento è contestuale alla compilazione della scheda documento, premere Carica documento in fondo alla scheda

• se il caricamento avviene successivamente, accedere alla scheda e selezionare Carica documento a fondo pagina

• in alternativa entrare in modifica nella scheda tramite icona della matita e procedere all'upload con Carica documento

In sede di caricamento Digitaliso permette l'upload del file sia nella versione originale, utile in sede di revisione, sia nella versione finalizzata alla distribuzione.

Per completare il caricamento:

• selezionare Scegli file

• raggiungere la directory in cui il documento e' stato salvato

• procedere al caricamento

• premere OK per il salvataggio dei dati

Se il caricamento è contestuale alla compilazione della scheda, dopo l'upload l'utente viene reindirizzato alla scheda documento per il salvataggio finale tramite segno di spunta.

Attenzione: il mancato salvataggio dei dati vanifica le operazioni di caricamento.

🔄 Workflow successivo all'upload

Dopo l'upload, sulla scheda documento compaiono tre icone dedicate a:

• verifica

• approvazione

• emissione

Le icone sono visibili esclusivamente alle funzioni aziendali selezionate per i diversi step nella scheda documento.

Gli utenti coinvolti ricevono una notifica via mail e messaggi di workflow consultabili dalla home page.

La ricezione delle mail richiede:

• indirizzo email valido in scheda utente

• invio mail attivato dal Setup Applicazione

✅ Verifica

Sono autorizzate alla verifica le funzioni aziendali indicate nell'omonimo campo della scheda. Gli utenti coinvolti possono prendere visione del file e specificare l'esito della verifica.

Se il documento viene respinto, la bocciatura viene notificata alla funzione indicata nel campo modifica della scheda documento, che deve caricare una nuova versione corretta.

✅ Approvazione

Se la verifica ha esito positivo, si procede all'approvazione del documento mediante icona dedicata. Sono autorizzate le funzioni aziendali indicate nel campo di approvazione della scheda.

Se il documento viene respinto in approvazione, la bocciatura viene notificata alle funzioni indicate nei campi modifica e verifica; l'iter di rilascio ricomincia con il caricamento di una nuova versione corretta.

🚀 Emissione

Una volta approvato, il documento deve essere emesso mediante icona dedicata. Sono autorizzate le funzioni aziendali indicate nel campo di emissione documento.

Nel campo "Motivo della revisione" vengono annotate le modifiche apportate al documento, come indicate nel cartiglio.

Nel campo Carica pdf (opzionale) è possibile caricare il pdf con firma autenticata.

Il rilascio del documento viene notificato a tutti gli utenti inseriti in lista di distribuzione, che ricevono anche un messaggio di workflow dedicato. Cliccando la freccia del messaggio di workflow, l'utente puo' consultare il documento e la presa visione viene riportata automaticamente nel registro visualizzazioni.

Attenzione: la consultazione del documento richiede che l'indirizzo dell'applicazione figuri nell'elenco popup autorizzati del browser in uso.

Dopo l'emissione, il documento resta disponibile alla consultazione direttamente dall'elenco documenti.

Gli utenti di livello 4, successivamente al caricamento del file, possono procedere direttamente all'emissione del documento, bypassando verifica e approvazione.

In caso di erroneo caricamento del file, il documento puo' essere sovrascritto dagli utenti di livello 4 mediante la funzione Carica.